Quản lý công nợ nhà thuốc: khách ghi nợ và nhà cung cấp

Khách quen mua chịu cuối tháng trả, nhà cung cấp cho gối đầu 30 ngày: công nợ là chuyện hằng ngày của nhà thuốc, và cũng là nơi dễ nhầm lẫn nhất nếu chỉ ghi vào sổ tay.

1. Công nợ khách hàng

• Đặt hạn mức nợ cho từng khách. Khi khách chạm hạn mức, phần mềm từ chối bán chịu thêm thay vì để nhân viên phải tự quyết định.
• Ghi nợ ngay trên hóa đơn bán hàng: bán chịu một phần hay toàn bộ đều phải gắn với khách cụ thể.
• Thu nợ trừ vào khoản cũ nhất: khi khách trả tiền, hệ thống nên tự trừ vào hóa đơn nợ lâu nhất, hoặc để bạn chọn khoản nào được trả. Khách trả dư thì giữ lại thành số dư có để dùng cho lần mua sau.

2. Công nợ nhà cung cấp

Khi nhập hàng chưa trả tiền ngay, phiếu nhập tạo ra khoản phải trả. Hãy theo dõi hạn thanh toán và để phần mềm nhắc các hóa đơn sắp đến hạn. Khi trả tiền, cũng trừ vào hóa đơn cũ nhất trước để nợ không tồn đọng. Đối chiếu hóa đơn nhà cung cấp với phiếu nhập giúp tránh trả thừa.

3. Sổ quỹ: tiền mặt và ngân hàng

Mỗi khoản thu chi cần đi vào đúng tài khoản: tiền mặt vào quỹ, chuyển khoản và thẻ vào ngân hàng. Quỹ tiền mặt không thể âm, nên nếu phần mềm báo thiếu tiền thì nghĩa là có khoản chi sai hoặc chưa ghi khoản thu. Bán hàng, hoàn trả, thu nợ và chi phí đều nên đi qua cùng một sổ để số dư luôn đúng.

4. Xem lãi lỗ

Doanh thu trừ giá vốn là lãi gộp; trừ tiếp chi phí là lãi ròng. Khi giá vốn được lưu theo từng lô thì lãi gộp phản ánh đúng giá thực tế bạn đã nhập, chứ không phải giá nhập gần nhất. Về cách giữ kho khớp với sổ, xem quản lý tồn kho nhà thuốc.

5. Dữ liệu nợ cũ

Nếu đang ghi nợ trên sổ giấy hoặc Excel, hãy nhập số dư nợ đầu kỳ vào phần mềm để mọi công nợ nằm ở một nơi từ ngày đầu. Bạn có thể thử luồng này trên bản demo với dữ liệu mẫu trước khi nhập dữ liệu thật.