Phần mềm quản lý nhà thuốc miễn phí: cần những gì và chọn thế nào

Nhiều nhà thuốc bắt đầu bằng một cuốn sổ hoặc một file Excel, rồi đến lúc thuốc hết hạn không ai nhớ, số trên sổ lệch với số trong tủ và công nợ phải ngồi cộng tay mỗi cuối tháng. Đó là lúc cần một phần mềm quản lý nhà thuốc. Bài viết này giúp bạn biết cần đòi hỏi gì ở phần mềm, kể cả khi bạn chọn bản miễn phí.

1. Bán hàng phải nhanh và khó sai

Quầy thuốc đông khách vào giờ cao điểm. Phần mềm cần cho quét mã vạch, bán theo hộp, vỉ hoặc viên, giữ lại giỏ hàng khi khách chờ lấy thêm tiền, và thu được cả tiền mặt, chuyển khoản lẫn ghi nợ. Màn hình bán hàng phải dùng được trên máy tính bảng hoặc màn hình cảm ứng.

2. Kho thuốc theo lô và hạn dùng

Đây là điểm khác biệt giữa phần mềm cho nhà thuốc và phần mềm bán hàng thông thường. Cùng một loại thuốc có thể có nhiều lô với hạn dùng khác nhau; phần mềm phải biết bán lô nào trước. Xem chi tiết ở bài quản lý hạn dùng thuốc theo lô (FEFO).

3. Nhập hàng và nhà cung cấp

Từ đơn đặt hàng, phiếu nhập kho đến trả hàng nhà cung cấp, mọi bước cần để lại dấu vết. Hóa đơn của nhà cung cấp nên được đối chiếu với phiếu nhập, và chiết khấu cần được chia vào giá vốn để bạn biết lãi thật của từng loại thuốc.

4. Công nợ khách hàng và nhà cung cấp

Khách quen ghi nợ, nhà cung cấp cho gối đầu: nếu không ghi sổ cẩn thận, tiền sẽ thất thoát âm thầm. Xem thêm quản lý công nợ nhà thuốc.

5. Phân quyền theo vai trò

Thu ngân không cần thấy giá vốn hay lợi nhuận; thủ kho không cần xem dữ liệu sức khỏe của khách. Phần mềm tốt cho mỗi vai trò thấy đúng phần việc của mình và ghi lại mọi thay đổi về tiền, kho và thiết lập.

6. Báo cáo và xuất dữ liệu

Doanh thu, lãi gộp, thuốc bán chạy, tồn kho, thuốc kiểm soát đặc biệt — và quan trọng nhất là xuất được ra Excel hoặc CSV để bạn không bị phụ thuộc vào phần mềm.

7. Sao lưu và nơi lưu dữ liệu

Dữ liệu bán hàng và khách hàng là tài sản của nhà thuốc. Hãy hỏi: dữ liệu nằm ở đâu, sao lưu thế nào, mất điện hoặc mất mạng thì có bán hàng được không. Xem phần mềm nhà thuốc dùng offline và cách sao lưu.