Quản lý tồn kho nhà thuốc: kiểm kê, tồn tối thiểu và xuất hủy

Tồn kho là phần vốn lớn nhất của nhà thuốc, và cũng là nơi dễ lệch sổ nhất. Bài viết này gợi ý cách quản lý tồn kho nhà thuốc đơn giản mà đủ chặt.

1. Chuẩn hóa danh mục thuốc

Mỗi sản phẩm nên có tên, hàm lượng, đơn vị tính và mã vạch. Cùng hoạt chất nhưng khác hàm lượng là hai sản phẩm khác nhau. Đơn vị cần có quy đổi rõ ràng (một hộp có bao nhiêu vỉ, một vỉ có bao nhiêu viên) để bán lẻ từng viên mà tồn kho vẫn chính xác. Nếu đang dùng Excel, hãy nhập danh mục từ bảng tính thay vì gõ lại.

2. Đặt mức tồn tối thiểu

Với thuốc bán thường xuyên, xác định mức tồn tối thiểu: dưới mức này phải đặt hàng. Cách tính nhanh: lượng bán trung bình mỗi ngày nhân số ngày giao hàng, cộng một khoản dự phòng. Phần mềm nên cảnh báo ngay khi tồn xuống dưới mức đó.

3. Mọi thuốc ra khỏi kho đều có chứng từ

Thất thoát hiếm khi do một lần mất lớn, mà do nhiều lần lấy thuốc không ghi. Quy tắc đơn giản: thuốc chỉ rời kho qua bán hàng, phiếu xuất, chuyển kho hoặc xuất hủy, và lần nào cũng ghi lý do. Chỉ một chỗ duy nhất được phép thay đổi tồn kho thì sổ sách mới khớp.

4. Kiểm kê định kỳ

• Kiểm nhanh các thuốc bán chạy mỗi tuần.
• Kiểm toàn bộ mỗi tháng hoặc mỗi quý.
• Trong lúc kiểm kê vẫn bán hàng bình thường: phần mềm nên tính chênh lệch dựa trên tồn hiện tại để các đơn bán trong lúc đếm không bị tính sai.
• Chênh lệch lớn cần có người có thẩm quyền duyệt trước khi điều chỉnh.

5. Xuất hủy có lý do và có giới hạn

Thuốc hư hỏng, hết hạn hoặc bị thu hồi cần được xuất hủy với lý do rõ ràng. Với giá trị lớn, nên đặt hạn mức: vượt hạn mức thì chủ nhà thuốc phải duyệt. Xem thêm cách xử lý thuốc theo lô ở bài về hạn dùng và FEFO.

6. Nhìn tồn kho cùng với tiền

Tồn kho nhiều là vốn nằm im. Khi kho, nhập hàng và công nợ nằm chung một chỗ, bạn thấy ngay thuốc nào bán tốt, thuốc nào nằm kho lâu. Xem các tính năng quản lý kho của Pharma và bài quản lý công nợ nhà thuốc.