Quản lý hạn dùng thuốc theo lô: FEFO là gì và vì sao nhà thuốc nên dùng

Thuốc hết hạn là khoản lỗ âm thầm của mọi nhà thuốc: nhập về, nằm sâu trong tủ, đến khi phát hiện thì đã quá hạn. Cách xử lý gọn nhất là quản lý thuốc theo lô và bán theo nguyên tắc FEFO.

FEFO là gì?

FEFO là viết tắt của First Expired, First Out: lô nào hết hạn trước thì bán trước, bất kể lô nào nhập về trước. Khác với FIFO (nhập trước, xuất trước), FEFO nhìn vào hạn dùng chứ không nhìn vào ngày nhập. Hai lô cùng loại thuốc có thể có hạn rất khác nhau, nên FEFO mới là cách đúng cho thuốc.

Để làm được FEFO, mỗi lô cần có gì?

• Số lô và hạn dùng ghi ngay khi nhập kho.
• Số lượng còn lại của từng lô, tính theo đơn vị nhỏ nhất (viên, ống…) để không bị lệch khi bán lẻ từng viên.
• Giá vốn của từng lô, vì cùng một thuốc nhưng mỗi lần nhập có thể khác giá.

Bán đúng lô mà không phải nghĩ

Nếu nhân viên phải tự chọn lô mỗi lần bán, sẽ có lúc chọn nhầm. Phần mềm nên tự phân bổ: khi thu ngân quét thuốc, hệ thống lấy từ lô sắp hết hạn nhất còn hàng và trừ tồn đúng lô đó. Khi khách trả hàng, thuốc được đưa về đúng lô cũ.

Cảnh báo sớm

Đặt một số ngày cảnh báo cho nhà thuốc (ví dụ 90 ngày) để mỗi sáng bạn thấy danh sách lô sắp hết hạn. Với những lô này, bạn có thể đẩy bán, đổi trả nhà cung cấp hoặc chuyển sang chi nhánh khác trước khi quá muộn.

Thuốc đã hết hạn thì sao?

Thuốc hết hạn không được bán. Phần mềm tốt sẽ chặn bán lô quá hạn và chỉ cho phép đưa ra khỏi kho bằng các lý do rõ ràng như hủy do hết hạn, hư hỏng hoặc thu hồi, hoặc trả lại nhà cung cấp. Mỗi lần như vậy đều để lại dấu vết để bạn đối chiếu khi kiểm kê. Xem thêm quản lý tồn kho nhà thuốc.

Tóm tắt

Quản lý theo lô tốn thêm một thao tác lúc nhập hàng, nhưng đổi lại bán hàng, cảnh báo và kiểm kê đều tự động. Pharma làm sẵn việc này: tải bản cài miễn phí cho Windows và thử nhập một lô thuốc đầu tiên.